In cadrul companiilor, intalnim doua mari categorii de roluri: cele desemnate sau alocate (prescrise formal, activitati ale muncii pe care angajatii trebuie sa le efectueze, de obicei inscrise in fisa postului) si cele emergente - care tin de planul informal (spre exemplu, exista rolul de "barfitor", cel de "tap ispasitor" etc.).
Pentru a asigura desfasurarea activitatii in conditii de maxima eficienta, rolurile trebuie sa aiba o serie de calitati, fara de care productivitatea ar putea avea mult de suferit:
- Claritatea - a sti exact ce ai de facut si cum trebuie sa faci. Se opune ambiguitatii rolurilor, mult prea des intalnitul caz in care angajatului nu ii este foarte bine stabilit in minte ce trebuie sa faca in cadrul companiei - fie din cauza managerilor, care pot avea ei insisi asteptari neclare de la angajatii lor, fie chiar din cauza indivizilor, care nu inteleg in totalitate ceea ce li se cere. Lipsa unor atributii clare si precise atrage dupa sine lipsa de concentrare pe indeplinirea sarcinilor, nesiguranta si demotivare;
- Coerenta - a primi sarcini compatibile unele cu altele. In cazul contrar, atunci cand un individ este pus in fata unor asteptari incompatibile, poate sa apara conflictul de rol. Spre exemplu, atunci cand angajatul primeste cerinte contradictorii de la manager, care pe de o parte ii spune sa o ia mai usor si sa isi dozeze efortul, pe de alta parte ii da un numar mai mare de sarcini de rezolvat;
- Acordul intre diversele roluri pe care le poate avea un angajat, mai ales in cazul subordonarilor multiple - pentru aceasta, este necesar ca managerii care atribuie sarcini aceluiasi angajat sa comunice intre ei, pentru a se evita situatia in care sefii ii cer cu toti sa rezolve urgent cate o sarcina, iar angajatul nu le poate rezolva decat pe rand, acordand prioritate doar cate uneia;
- Compatibilitatea rolului cu calitatile angajatului - de exemplu, sa nu ii ceri unei persoane care nu a lucrat pe calculator niciodata sa se adapteze noii tehnologii informatice introdusa in firma; sa dai ca sarcina de a discuta cu clientii nemultumiti unui vanzator extravertit, mai degraba decat unuia care este mai timid etc.
In afara de urmarirea acestor calitati, sau mai precis in acord cu acestea, un manager poate avea in vedere o serie de aspecte:
- Comunicarea clara si precisa a asteptarilor pe care le are de la angajati;
- Feed-back de la acestia, pentru a verifica daca au inteles ce au de facut;
- Comunicare intre manageri, inainte de a atribui o sarcina - pe cat posibil, ar fi bine sa existe o singura persoana care desemneaza sarcini unui angajat, dupa o consultare prealabila a tuturor managerilor implicati;
- Pastrarea unui grad de flexibilitate a rolurilor - pe cat posibil si in functie de particularitatile job-ului, este dezirabil sa i se permita angajatului o oarecare libertate in modul de exercitare a activitatilor necesare, intr-un mod adaptat personalitatii sale, atata vreme cat rezultatele finale sunt cele asteptate.
Daca managerii au grija ca toate cerintele de mai sus sa fie indeplinite, daca avem de-a face cu angajati care stiu ce si cum trebuie facut, atunci cresc exponential sansele ca sarcinile sa fie indeplinite repede si bine, iar compania sa isi atinga obiectivele cu succes.