Comunicarea organizationala

Auzim vorbindu-se peste tot despre comunicare si despre importanta ei pentru buna desfasurare a relatiilor interpersonale, in orice context: in familie, in cercul de prieteni, la locul de munca.
Comunicarea in mediul organizational urmareste, in mare, caracteristicile esentiale ale oricarui proces de comunicare, avand insa si unele particularitati specifice mediului in care se desfasoara.
Prin urmare, ea poate fi definita ca un schimb de informatii intre un emitator si un receptor, in cadrul organizational (sau, mai simplu, un schimb de informatii intre doua sau mai multe persoane, la locul de munca).

Pentru ca procesul sa decurga in conditii optime, este necesar sa fie indeplinite o serie de conditii, precum:
-    sa nu existe distorsiuni ale mesajului, datorate factorilor pertubatori precum zgomote etc.;
-    emitatorul si receptorul sa foloseasca acelasi cod, acelasi limbaj, cunoscut de ambele parti - spre exemplu, daca un agent de vanzari ii spune clientului ca are o oferta avantajoasa pentru o polita de asigurare unit-linked, iar clientul nu stie ce inseamna acest si nici nu i se explica, informatia nu va ajunge la acesta;
-    sa se asigure feed-back-ul - in acest fel, cel care transmite informatia va fi sigur ca ea a fost receptata cum trebuie si ca s-a inteles exact ceea ce trebuia sa se inteleaga.

Intr-o organizatie, vorbim de comunicare formala (oficiala) si comunicare informala (discutii amicale, discutii neprotocolare, barfe etc.).

Comunicarea formala poate fi de trei feluri:
•    verticala descendenta (de la sefi catre subordonati) - de cele mai multe ori, este vorba de sarcini pe care managerii le transmit angajatilor sau de feed-back cu privire la modul in care aceastea au fost executate;
•    verticala ascendenta (de la subordonati catre sefi) - cand angajatii ii informeaza cu privire la gradul de indeplinire a sarcinilor si/sau despre eventualele probleme intampinate;
•    orizontala (intre persoane aflate la acelasi nivel ierarhic) - de obicei, este vorba de comunicare intre colegi sau intre managerii diferitelor departamente.

Comunicarea informala este o forma de comunicare care nu tine cont de lanturile ierarhice si continutul ei se poate referi atat la activitatea profesionala, cat si la cu totul alte subiecte (discutiile de la masa, "la o tigara", zvonurile).

Intr-o organizatie, exista o serie de bariere care pot interveni in calea unei comunicari eficiente si care trebuie cunoscute, tocmai pentru a putea preintampina posibilele efecte negative:
•    filtrarea informatiilor - este acel fenomen prin care nu toate informatiile sunt transmise mai departe. Uneori poate intreveni "efectul de cocolosire", adica tendinta de a evita comunicarea stirilor proaste celorlalti - spre exemplu, de multe ori angajatii nu le spun managerilor diverse aspecte negative, temandu-se de eventualele consecinte neplacute. Alteori, sefii, din lipsa de timp, nu dau subordonatilor toate detaliile cu privire la activitatea firmei sau la motivele care au stat la baza luarii unor decizii, sau chiar la sarcinile care trebuie indelinite. Uneori, filtrarea poate avea efecte pozitive, cum ar fi castigarea de timp pretios, care s-ar pierde in cazul transmiterii unor detalii nesemnificative. Insa atunci cand sunt filtrate informatii esentiale, rezultatele pot fi extrem de nocive;
•    distorsionarea informatiilor, in cursul transmiterii lor - este un fenomen care apare mai ales cand reteaua de comunicare este mai lunga; se stie deja ca o veste transmisa "de la om la om" se modifica, fiecare povestind mai departe propria sa varianta;
•    zvonurile - informatii care sunt prezentate ca adevarate, fara a putea fi insa verificate; de multe ori, ele nu au un temei real, dar sunt spuse ca atare, ceea ce poate influenta negativ atmosfera de la locul de munca, relatiile intre colegi, coeziunea grupului si activitatea organizatiei, in ansamblul ei.

Factorii mentionati anterior sunt adevarate piedici pentru un proces comunicational eficient. Despre ce inseamna acesta si despre modalitati concrete de imbunatatire a comunicarii, veti putea citi saptamana viitoare.