Norma nr. 9/2014

Norma nr. 9/2014 privind organizarea activitații de arhiva la asiguratori/reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari (Publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 343 din 09.05.2014).

In temeiul prevederilor art. 2 alin. (1) lit. b) si ale art. 3 alin. (1) lit. b), coroborate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Ordonanța de urgența a Guvernului nr. 93/2012 privind inființarea, organizarea si funcționarea Autoritații de Supraveghere Financiara, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 113/2013, cu modificarile si completarile ulterioare, in conformitate cu art. 8 din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare, in urma deliberarilor din sedința Consiliului de Supraveghere a Autoritații de Supraveghere Financiara din data de 16 aprilie 2014, Consiliul Autoritații de Supraveghere Financiara emite urmatoarea norma:

CAPITOLUL I

Dispoziții generale

Art. 1. - Prezenta norma are in vedere pastrarea in mod corespunzator a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel incat acestea sa poata fi prezentate la solicitarea Autoritații de Supraveghere Financiara, precum si protejarea drepturilor asiguraților si promovarea stabilitații activitații de asigurare in Romania si are ca obiect organizarea activitații de arhiva la asiguratori/reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari.

Art. 2. - Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari raspund prin intermediul conducerii executive de evidența, inventarierea, selecționarea, pastrarea si folosirea documentelor create si deținute, in condițiile prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicata ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, precum si ale prezentei norme.

Art. 3. - Termenii si expresiile utilizate in prezenta norma au semnificațiile prevazute in Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicata, cu modificarile ulterioare, in Legea nr. 136/1995 privind asigurarile si reasigurarile in Romania, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiara, falimentul, dizolvarea si lichidarea voluntara in activitatea de asigurari republicata, in Legea nr. 260/2008 privind asigurarea obligatorie a locuințelor impotriva cutremurelor, alunecarilor de teren si inundațiilor republicata, si in normele emise in aplicarea acestora, precum si in legislația specifica privind activitatea de arhiva.

CAPITOLUL II

Obligațiile asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari

Art. 4. - Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligația de a crea si de a deține documente care sa ateste intreaga lor activitate.

Art. 5. - (1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligația de a inregistra si de a ține evidența tuturor documentelor intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern.

(2) Inregistrarea documentelor se face intr-un registru de evidența a intrarilor-iesirilor, in mod cronologic, in ordinea primirii si iesirii, fara ca numerele de inregistrare atribuite documentelor sa se repete.

(3) Inregistrarea documentelor incepe de la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie a fiecarui an.

Art. 6. - (1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligația de a inființa, conform prevederilor legale, compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu arhiva, in funcție de complexitatea, valoarea si cantitatea documentelor pe care le creeaza sau le dețin.

(2) Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, competența acestuia si/sau structura compartimentului de arhiva se stabilesc de catre conducerea asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari, in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicata.

(3) Conducerea asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari propune componența comisiei de selecționare a documentelor al caror termen de pastrare a expirat, in vederea distrugerii acestora in conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996, republicata.

(4) Compartimentele de arhiva/Persoanele responsabile cu problemele de arhiva au urmatoarele obligații:

a) sa organizeze depozitul de arhiva dupa criterii prestabilite, conform prevederilor legislației arhivistice in vigoare si sa solicite conducerii asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari dotarea corespunzatoare a depozitelor, in funcție de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalații si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum si cu aparatura specifica de urmarire si asigurare a microclimatului si de control al accesului in depozit, sa informeze conducerea acestora si sa propuna masuri in vederea asigurarii condițiilor corespunzatoare de pastrare si conservare a arhivei;

b) sa coordoneze si sa raspunda de activitatea arhivistica din cadrul asiguratorilor/ reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari, in conformitate cu prevederile legislației arhivistice in vigoare;

c) sa organizeze arhivarea documentelor primite de la structurile asiguratorilor/ reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari pe baza de proces-verbal si inventare, intocmite conform legislației in vigoare;

d) sa inițieze si sa organizeze activitatea de intocmire a Nomenclatorului arhivistic al asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari si sa il actualizeze periodic, precum si sa asigure legatura cu Arhivele Naționale in vederea verificarii si confirmarii Nomenclatorului si sa urmareasca modul de aplicare a acestuia de catre structurile asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari;

e) sa intocmeasca inventare pentru documentele fara evidența aflate in depozit;

f) sa asigure evidența tuturor documentelor intrate si iesite din depozitul de arhiva, pe baza registrelor specifice;

g) sa cerceteze documentele din depozit in vederea eliberarii documentelor solicitate de cetațeni (asigurați, pagubiți, angajați etc.), in conformitate cu legislația arhivistica in vigoare;

h) sa puna la dispoziție pe baza de semnatura si sa țina evidența documentelor imprumutate compartimentelor, iar la restituire sa verifice integritatea documentului imprumutat;

i) sa puna la dispoziția Arhivelor Naționale toate documentele solicitate cu prilejul efectuarii acțiunilor de control privind situația arhivelor la asiguratori/reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari;

j) sa pregateasca documentele cu valoare istorica si inventarele acestora, in vederea predarii lor la Arhivele Naționale, conform legislației arhivistice in vigoare.

(5) Compartimentele de arhiva/Persoanele responsabile cu arhiva raspund de evidența, inventarierea, selecționarea, pastrarea si folosirea documentelor inscrise in Nomenclatorul arhivistic al societații.

Art. 7. - Fiecare asigurator/reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari, are obligația de a intocmi Nomenclatorul arhivistic al societații, care va fi supus aprobarii Arhivelor Naționale sau serviciilor județene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Naționale iar Nomenclatorul arhivistic aprobat de Arhivele Naționale va fi transmis Autoritǎții de Supraveghere Financiarǎ.

Art. 8. - (1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligația de a inventaria documentele si de a le preda compartimentului de arhiva.

(2) Documentele se grupeaza potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in Nomenclatorul arhivistic.

(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhiva se efectueaza pe baza de inventare si procese-verbale de predare-primire.

(4) Pana la predarea la compartimentul de arhiva a documentelor, se va intocmi o evidența provizorie a acestora, pe suport electronic si pe suport hartie, cu obligativitatea actualizarii acesteia periodic.

Art. 9. - (1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligația de a intocmi evidența dosarelor depuse la depozitul de arhiva, respectiv a documentelor scoase din depozit conform inventarelor si proceselor de predare-primire.

(2) Evidența tuturor intrarilor si iesirilor de unitați arhivistice din depozit se ține pe baza Registrului de evidența a intrarilor-iesirilor unitaților arhivistice. In evidența informatica a unitaților arhivistice urmeaza a fi pastrate in mod obligatoriu informațiile privind indicativul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritoriala emitenta a documentului, numarul documentului.

(3) Un asigurator/reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari, daca intenționeaza sa scoata dosare din evidența arhivei, in vederea transferului catre un alt asigurator/reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitați naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat, vor notifica Autoritatea de Supraveghere Financiarǎ.

CAPITOLUL III

Pastrarea documentelor si organizarea depozitului de arhiva

Art. 10. - (1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari vor depune spre pastrare permanenta la Arhivele Naționale sau la serviciile județene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Naționale, dupa caz, documentele cu termen de pastrare permanent, potrivit Nomenclatorului arhivistic.

(2)Dosarele de dauna, impreuna cu evidența completa a acestora, precum si evidențele tehnice si evidențele contabile aferente acestor dosare se pastreaza in arhiva asiguratorilor respectiv reasiguratorilor timp de 10 ani.

(3) Documentele de introducere in reparație a vehiculelor, declarațiile proprietarilor/conducatorilor de vehicule si alte documente rezultate din verificari, precum si evidențele tehnice si evidențele contabile aferente acestor dosare se pastreaza in arhiva asiguratorilor respectiv reasiguratorilor timp de 10 ani.

(4) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurarilor de viața, precum si orice alte rapoarte prevazute de Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare, de Legea nr. 503/2004, republicata, precum si de normele emise in aplicarea acestora, registrul special al activelor admise sa acopere rezervele tehnice, raportarile financiare transmise catre Autoritatea de Supraveghere Financiarǎ, precum si situațiile financiare anuale se pastreaza in arhiva asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari timp de 10 ani.

(5) Documentele cu valoare practica in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale asiguraților vor fi pastrate de catre asiguratori/ reasiguratori si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari.

(6) Asiguratorii si reasiguratorii impotriva carora s-a deschis procedura falimentului sunt obligați sa predea Arhivelor Naționale sau serviciilor județene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Naționale documentele in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale personalului.

Art. 11. - (1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari pot pastra arhiva la sediile sociale si la sediile secundare ori pot contracta un operator economic care este autorizat de catre Arhivele Naționale sau serviciile județene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Naționale, sa preseteze servicii arhivistice si servicii de arhivare electronic, cu respectarea dispozițiilor Legii nr.16/1996, republicata, precum si ale Legii nr. 135/2007, republicata.

(2) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligația de a notifica Autoritatea de Supraveghere Financiara privind externalizarea serviciilor de arhivare, indicand societatea respectiva si datele sale de contact.

(3) Operatorul economic autorizat sa presteze servicii de arhivare menționat la alin. (1) trebuie sa respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum si obligațiile prevazute la art. 6. alin. (4).

CAPITOLUL IV

Dispoziții finale

Art. 12. - Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari care isi inceteaza activitatea au obligația sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidența arhivei, in condițiile prevazute de prezentele norme, si sa comunice Autoritǎții de Supraveghere Financiarǎadresa unde se afla arhiva societații, precum si datele de identificare si de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei.

Art. 13.- Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari sunt obligați sa ia toate masurile necesare in vederea organizarii activitații de arhiva potrivit prevederilor prezentelor norme.

Art. 14. -(1) Prezenta norma se completeaza cu prevederile legislației arhivistice in vigoare precum si cu cele ale legislației privind arhivarea documentelor in forma electronica.

(2) Incalcarea in orice mod a prevederilor prezentei norme constituie contravenție si se sancționeaza de catre Autoritatea de Supraveghere Financiarǎ potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare.

Art. 15. -Prezenta norma intra in vigoare la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Art. 16. -La data intrarii in vigoare a prezentei normese abroga Normelor privind organizarea activitații de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari, aprobate prin Ordinul presedintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor nr. 4/2010, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I nr. 264 din 22 aprilie 2010.

Prim-Vicepresedintele Autoritații de Supraveghere Financiara,

Daniel Daianu

Bucuresti, 29 aprilie 2014

Nr. 9