1asig.ro
1asig.ro

Top solutii (gratuite) pentru "work from home"

5 min. / 1.540 cuvinte
In lupta cu noul coronavirus (COVID-19), multe companii cauta solutii cat mai eficiente care sa le permita angajatilor sa lucreze de acasa, pentru a reduce atat expunerea acestora, cat si posibilitatea raspandirii infectiei in randul comunitatilor. Insa, daca in cazul companiilor mari sau parte din grupuri internationale se poate vorbi de sisteme deja implementate care fac mai usoara comunicarea "de la distanta" intre echipe, in ceea ce priveste companiile de asigurari si de brokeraj mici, situatia s-ar putea dovedi un pic mai complicata.

PROMO


In acest context, iata cateva recomandari de programe care pot fi folosite gratuit de companii mici si mijlocii pentru a tine legatura intre membrii echipei in aceasta perioada.

1. Desi nu este neaparat un instrument specializat pentru conferinte, Skype reprezinta, cu siguranta, o solutie gratuita la indemana multor echipe. Acesta permite convorbiri online - atat prin mesaje scrise, cat si prin audio/ video - si convorbiri gratuite pentru pana la 50 de persoane simultan, precum si o serie de alte facilitati, precum "share screen". De asemenea, poate fi instalat pe desktop sau telefon, ceea ce ii aduce un plus de flexibilitate.

2. RingCentral este un sistem de conferinte si de apeluri telefonice gratuit pentru pana la 100 de participanti. Include apeluri video, mesagerie si posibilitatea de "share screen". In cadrul planului gratuit, conferintele sunt limitate la 40 de minute.

3. Zoom este, la randul sau, un sistem de conferinte gratuit pentru pana la 100 de participanti si cu o limitare de 40 de minute pe conferinta (in varianta gratuita). Ofera posibilitatea de apeluri video, inregistrare a conferintelor si are o serie de functionalitati care faciliteaza colaborarea.

4. FreeConferenceCall.com este, in momentul de fata, cel mai popular instrument pentru conferinte la distanta din lume si unul care poate fi utilizat cu succes si de catre echipe mai mari, deoarece este gratuit pentru pana la 1.000 de participanti. Permite atat "screen sharing", cat si mesagerie privata si inregistrare, conferinte audio si video si chiar instrumente de "desen de la distanta".  

5. Google Hangouts, un instrument gratuit de chat audio-video gratuit pentru persoanele care au un cont de Gmail, permite integrarea calendarului Google si se conecteaza automat la lista ta de contacte din Gmail. Desi este folosit de obicei pentru conferinte unu-la-unu, poate fi folosit gratuit pentru conferinte care sa includa pana la 25 de persoane. In mod excelptional, Google a anuntat ca va oferi gratuit versiunea premium a Google Hangouts* pana la 1 iulie, ca urmare a situatiei generate de Coronavirus.

6. La randul sau, Webex, un produs Cisco, oera posibilitatea de conferinte audio si video gratuite pentru pana la 50 de participanti - cu limitare de 40 de kinute per conferinta -, precum si 1 GB spatiu de stocare in cloud, pentru planul sau gratuit.

7. O alta optiune poate fi reprezentata de Facebook Workplace, un instrument dedicat echipelor care lucreaza remote. Acesta combina o serie de facilitati privind conferinte video/audio si mesagerie cu instrumente specifice retelei sociale Facebook. Varianta gratuita include, printre altele, instrumente de colaborare (pana la 50 de grupuri), conversatii video (pana la 20 de participanti in conversatie video de grup), mesagerie, si spatiu de stocare de 5 GB pe persoana.

Recomandari de organizare pentru echipele remote

Dincolo de solutiile tehnice, pentru echipele care lucreaza de la distanta apar si alte provocari ce tin de managementul echipei si reorganizarea task-urilor. Intr-un articol dedicat tuturor companiilor acre se confrunta, zilele acestea, cu provocarea echipelor remote, publicat pe brinknews.com, un specialist in eficientizarea practicilor organizationale vine cu o serie de recomandari:

1. Pregatire si planificare:
  • Simplificarea tuturor task-urilor, prin stabilirrea unui set clar de obiective si invitarea, in conferintele online, doar a acelor membri ai echipei resposabili pentru task-urile respective.
  • Ajustarea sedintelor la noul mediu, caracterizat de mult timp in fata ecranului, prin organizarea de sesiuni de convorbire mai scurte, modulare, impartite temporar, care sa permita participantilor sa ia pauze.
  • Planificarea unei agende de discutii pentru fiecare intalnire online, in asa fel incat discutia sa fiie concentrata asupra subiectului, participantii sa fie implicati si sa nu apara "pauze" in discutie.
  • Furnizarea tuturor materialelor necesare inaintea sedintei online, in asa fel incat toata lumea sa aiba timp sa le parcurga.
2. Facilitarea desfasurarii sesiunilor online, prin:
  • Structurarea discutiilor - Participantii isi pot "taia" microfonul in perioadele in care nu discuta activ, pentru a reduce zgomotul de fundal, si pot trimite recomandarile sau ideile in legatura cu un anumit subiect in forma de text, in loc sa le comunice verbal.
  • Folosirea intrebarilor care subliniaza exceptiile, in loc de confirmari - de exemplu, de tipul "cine nu a primit materialele trimise?", in loc de solicitarea confirmarii de primire.
  • Mentinerea implicarii participantilor, prin intrebari directe si solicitare de feedback.   
Surse: quicksprout.com, *businessinsider.com, law360.com, brinknews.com,  
3.048 accesari